第一章        总则

第一条  总则

为规范基金会档案管理工作，理顺工作程序，明确工作职责，从数量上保证档案齐全，从质量上保证档案的有机联系，力求确保档案的完整性及保密性，特制定本制度。

第二章        管理机构及职责

第二条  档案管理工作实行一级管理，由郑卫宁慈善基金会综合工作部负责档案管理人员统筹管理。

第三条  档案管理人员要严格执行档案管理制度，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

第三章        归档制度

第四条  凡基金会发起、资助、或合作的项目，只要具有参考利用价值的文件资料均属归档范围。

第五条  凡基金会业务活动中收到的文件、项目合同、函件承办等均要及时归档；以基金会名义发出的文件、函件等要留底稿及正文备查。

第六条  归档的文件资料，原则上必须是原件，若原件不能归档，则需要将复印件留档。

第七条  凡属归档范围的文件资料，均由基金会集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

第八条  其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

第四章        档案保管制度

第九条  基金会办公室有存放档案的专用柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

第十条  归档资料要进行登记，编制归档目录。

第十一条  档案要分类存放，保管要有条理，存放科学。

第十二条  档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第十三条  根据有关规定及基金会实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

第十四条  经确定需销毁的档案，经基金会领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条  严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

第十六条  凡基金会工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五章        档案借阅制度

第十七条档案属于基金会机密，外单位人员未经基金会领导批准不得借阅。

第十八条  借阅档案，必须履行登记手续。

第十九条借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案管理员催还。

第二十条   借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则追究借阅当事人责任。

第二十一条  借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告基金会主管部门及时处理。

档案目录表