郑卫宁慈善基金会印章保管及重要文件管理制度
时间:2017-12-11
第一条 目的
为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护我会利益,特制订本管理制度。
第二条 适用范围
本制度适用于深圳市郑卫宁慈善基金会。
第三条 印章的刻制和启用
一、印章的刻制
1、印章的刻制均须报我会主要负责人批准,由综合部开具介绍信,到公安机关相关部门办理刻制手续。
2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。
二、印章的启用
1、新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。
2、印章启用应报我会主要负责人批准,并下发启用通知。
第四条 印章的保管、交接和停用
一、我会各类印章必须有专人保管
1、我会公章、私章由我会主要负责人指定两人分别保管,财务专用章由财务部门指定专人保管,各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报综合部备案。
2、印章保管须有记录,注明公章名称、启用日期、保管人、批准人等信息。
3、严禁员工私自将我会印章带出我会使用。若因工作需要,确需将印章带出使用的,由用印人填写《深圳市郑卫宁慈善基金会公私章及重要文件使用表》,并经我会主要负责人批准,方可带离我会。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
4、 印章保管人因事离岗时,须由部门主管指定人员暂时代管,以免贻误工作。
二、印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。
三、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。
四、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
五、有下列情况,相关印章须停用:
1、我会名称变动;
2、印章使用损坏;
3、印章遗失或被窃,声明作废。
六、印章停用时须经我会主要负责人批准,及时将停用印章送我会综合部封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
第五条 印章使用
一、使用范围如下:
1、凡属以我会名义对外发文、开具介绍信、报送报表、合同等一律加盖我会公章;
2、凡属财务会计业务的用财务专用章。
二、使用程序
1、我会业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、我会分管领导批准,填写《深圳市郑卫宁慈善基金会公私章及重要文件使用表》后方可用印。
2、印章使用必须建立用章登记制度,严格审批手续,不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等,印章管理人有权拒印。
3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时,须经我会领导签字同意方可;待工作结束后,必须及时向我会签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况,未使用的必须立即收回作废,已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。
第六条 违纪处理
一、违反以上规定者,我会将追究相关人员的责任,若给我会造成经济损失或不良社会影响者,我会将追究其法律责任。
二、印章保管员应将《印章使用审批单》保存好,每年年底底交相关行政部门汇总存档。