深圳市郑卫宁慈善基金会机构行政管理制度
时间：2017-01-04
深圳市郑卫宁慈善基金会
机构行政管理制度
编制部门：综合工作部
批准人：秘书长
签发日期：2009年12月07日
生效日期：2009年12月07日
修订日期：2017年01月04日
第一章 总则
第一条 总则
为提高行政专业化管理能力、工作效率，以及促进机构内部运作的合理、规范及协调有效性，特制定此说明，以明确行政的工作职责。本制度适用于深圳市郑卫宁慈善基金会。
第二章 行政职责边界说明
第二条 行政具体职能：
1. 制度建设：机构各项行政管理制度的制定与修订，其它各项管理制度的统筹。
2. 日常办公环境管理：公共区域环境的管理与维护。具体包括：
1) 维护机构公共环境整洁、清洁、有序。
2) 督促员工对公共环境的爱护与维护。
3. 公用物品的管理：公用办公设备、办公用品的管理及维护，具体包括：物品的采购、验收、入库、保管、维护及报修等。
4. 固定资产的管理：各项固定资产的采购、验收、入库、保管、维护、报修等。
5. 文书、档案的管理：机构各类合同、法定事务及法定会议相关资料（包含视频、录音、图片资料）的收集整理；业务部门所需存档的项目建议书、项目报告（阶段性、中期、终期）、项目评估/监测报告、财务审计报告等文件的审核及归档；各业务部门制度性文件的收集归档及统一电子化管理。
6. 捐赠管理：对捐赠给深圳市郑卫宁慈善基金会及残友事业的现金、物品、服务等捐赠信息以及捐赠者的管理。
（详见附件1）。
7. 深圳市郑卫宁慈善基金会法定会议：
1）理事会：会议议程的设计、制定；会议资料的协调、统筹、制作；会议通知的拟定与发送；会议纪要的整理、归档；会议现场各项工作的协调与统筹，以及其它与理事会相关的工作。
8、深圳市郑卫宁慈善基金会法定事务：
1) 与理事会、监事会、章程委员会日常的沟通和协调工作。
2) 与业务往来单位：深圳市民政局、深圳市社会公益慈善基金会相关工作的沟通联络及关系维护。
3）其它与机构法律地位相关的对内对外工作。
9、内部会议：
1) 周一例会：对周一例会的组织协调工作。具体包括：会议通知、会议纪要、会议场地/设备等会前准备工作、现场会务等。
2)机构年会：协助行政中心，完成相关协调及组织工作。
3)其它非机构层面的会议（或活动）视具体情况另行临时商议。
10、其它秘书长及主管总监交付的与机构日常运营相关的行政事务。
第三条 具体相关负责人：
1. 深圳市郑卫宁慈善基金会行政工作总负责人为基金会行政中心主任。
2. 以下具体行政工作直接由基金会行政中心主任：
1) 各项行政管理制度的制定与修订
2) 机构各项管理制度的统筹
3) 深圳市郑卫宁慈善基金会法定会议
4) 深圳市郑卫宁慈善基金会法定事务
5) 跨部门决策性的行政事务的沟通与协调；
3. 具体以下行政工作直接由行政助理负责：
1) 办公环境的维护
2) 公用物品的管理
3) 固定资产的管理
4) 文书、档案的管理
5) 捐赠管理
附件一：
深圳市郑卫宁慈善基金会接收实物捐赠登记表
捐赠日期 捐赠单位 捐赠物品 数量 接收单位 接收人签字 捐赠人签字 备注
备注：注意登记好捐赠物品的规格、数量等信息，并及时将捐赠信息反馈至基金会工作部。
固定资产管理办法
编制部门：综合工作部
批准人：秘书长
生效日期：2009年12月07日
修订日期：2017年1月04日
第一章 总则
第一条 总则
为加强固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确保深圳市郑卫宁慈善基金会财产不受损失，对机构名下的所有固定资产进行管理，特制定本管理办法。
第二条 本管理办法适用范围：
固定资产指使用期限超过一年，且单位价值在1000元以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具、各种器材等；使用期限不超过一年，单位价值在1000元至2000元的物品，按易耗品处理。本管理办法适用于固定资产及易耗品。
第二章 固定资产采购
第三条 采购流程：
1. 各业务部门购买固定资产及易耗品需同年度工作计划及预算一起于前一年年末提交申请，详见《固定资产申请单》（见附件一），经相关部门及责任人审核、理事会批准后下一年度实施购买。特殊情况当年需紧急购置的固定资产单独申报。
2. 经理事会批准的固定资产及易耗品申购计划由综合行政部行政人员统一备案。相关资产使用地在深圳市地区，由后勤行政人员统一购买；相关资产使用地在个助残项目地区，由项目办行政人员统一购买，深圳综合行政部行政人员承担必要的协助工作。采购时需填写《固定资产申购单》（见附件二）。
3. 深圳市综合行政部行政人员、各地助残项目办行政人员分别负责对当地所购资产验收、入库（需完整填写四联入库单）、保管。
4. 财务部凭借固定资产及易耗品四联入库单之记帐凭证联、固定资产申购单、发票办理相关结算事宜。
第三章 固定资产管理
第四条 领用及保管
1. 深圳市综合行政部行政人员、各地助残项目办行政人员负责所有固定资产、易耗品的监管，并根据实际情况申请维修、报废、索赔。
2. 固定资产及易耗品的领用、归还都需由领用人向相关监管工作人员办理书面手续，详见《固定资产、易耗品领用登记表》（见附件三）
3. 领用人对相关资产在使用过程中发生的丢失、损坏，承担相应责任。
第五条 维修、报废、赔偿
1. 固定资产及易耗品的维修、报废需由监管人提出书面申请，详见《固定资产/易耗品处理申请表》（见附件四）
2. 固定资产及易耗品在使用过程中发生的维修费用，依据所用物品的新旧程 度，经相关技术人员（物品直接或间接的维修人员）鉴定及相应协商，由使用人按一定比例承担，最高为100%；固定资产或易耗品在使用过程中遗失，由使用人按物品现值的2/3赔偿。
第四章 固定资产盘点
第六条 盘点人员
固定资产及易耗品每年一月中旬由综合部行政人员统一组织盘点，财务人员及项目办行政人员协助完成。最终由综合部行政人员出具年度盘点报告。
第七条 盘点流程
1. 第一步：行政人员与财务部共同协商，确定本年度固定资产盘点方案、形式及时间表等。
2. 第二步：财务部负责每年固定资产的账面清查，并出具相关账目清单。
3. 第三步：行政人员依据财务部出具的帐目清单及入库单进行账物核实，并出具盘点报告及相关处理意见。
4. 第四步：财务部根据行政提交的盘点报告及经秘书长审批的处理意见，做相关的帐务调整。
第一如步图：所确示定：年度固定资产盘点方案、形式及时间表
行政负责完成
第二步：固定资产的账面清查，出具相关账目清单 财务负责完成第三步：依据帐目清单、入库单进行账物核实，出具盘点报告及相关处理意见 行政负责完成
第四步：提交财务确认，并提出相关处理意见 财务负责完成第五步：提交运营总监审批，并调整相关处理意见 运营总监审批第六步：提交秘书长审批，批示相关处理意见 秘书长审批、行政备案
附件一：
固定资产申请单
申请日期
申请部门 申请人
申请理由
所申请固定资产名称、数量、 规格、型号、性能、技术指标等
行政审核
签名及日期：
部门经理/主管总监审核
签名及日期：
财务部审核
签名及日期：
秘书长审批意见
签名及日期：
附件二：
固定资产申购单
申购日期
申购部门 申购人
申购理由&预算科目
所申购固定资产名称、价格、数量、规格、型号、性能、技术指标等
行政审核
签名及日期：
部门经理/主管总监审核
签名及日期：
财务部审核
签名及日期：
秘书长审批
签名及日期：
附件三：
固定资产/易耗品领用登记表
物品名称&型号：
物品明细 领用时间 领用人 归还时间 签收人
附件四：
固定资产/易耗品处理申请单
申请日期：
物品名称及型号 申请人
□维修 □报废 □赔偿
原因：
处理事项及原因
部门经理/主管总监审核
签名及日期：
技术人员审核
签名及日期：
行政审核
签名及日期：
财务部审核
签名及日期：
秘书长审批
签名及日期：
公用物品管理办法
编制部门：综合工作部
批准人：秘书长
生效日期：2009年12月07日
修订日期：2017年01月04日
第一章 总则
第一条 总则
为规范公用物品申请、采购、领用、保管，提高公用物品的使用效率，更好的降低管理成本，特制定本管理办法。
第二章 公用物品管理规则
第二条 公用物品类型定义
1. 机构日常公用物品：指日常办公用品（如纸、笔等）；消耗品（如茶叶、咖啡等）。
2. 业务部门专用的公用物品：指业务部门因业务或活动需要专门制作的物品
（如奖牌、纪念品、礼品、证书等）。
第三条 公用物品分工管理
1. 机构统一使用的公用物品：由行政人员负责统一采购、发放、保管、回收。
第四条 公用物品采购
行政人员将分别于每月月初统计采购需求并